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Tras las vacaciones todo vuelve a su curso normal, el trabajo, los estudios… Y con ello las pesadas reuniones, porque no nos engañemos, eso es lo que seguramente opina ocho de cada diez españoles al respecto. Y en parte es una opinión justificada.

Tal vez sea porque la mayoría de empresas no preparan una reunión cada día, y también porque ésta no es que sea una materia que se enseña ni en escuelas ni en universidades, el caso es que la mayoría de las reuniones no se desarrollan como es debido. Veamos los errores más frecuentes:

Reunión de Obama

La puntualidad

Forma parte de los cimientos ya no simplemente de una reunión sino del saber estar en general. Y es una de las asignaturas pendientes más importantes aquí en España. Llegar a comprender que la puntualidad es –y de hecho ha sido siempre, a pesar de la devaluación que sufre en estos días-, una manera de respeto hacia los demás sea tal vez lo más importante.

El vestuario

Cómo no todas las reuniones tienen el mismo fin tampoco podemos exigir un vestuario único, sino que éste deberá adaptarse según convenga en cada caso. Eso sí, sin olvidar jamás la buena presencia.

Para reuniones informales, como lo podrían ser reuniones entre compañeros de trabajo pero fuera del ambiente de la oficina, o también reuniones de amigos, el ambiente es mucho más distendido por tratarse con personas generalmente más cercanas. Son encuentros de mayor permisividad protocolaria, por ejemplo, se pueden omitir aspectos de tratamiento, presentaciones, etc. Sin embargo deben prevalecer las normas en lo concerniente a la buena educación y demás reglas de cortesía básica.

Reunión informal

Las reuniones formales suelen ser más importantes puesto que suponen un trámite necesario para cualquier tipo de negociación, tanto así que no únicamente hay que cuidar el aspecto sino también el comportamiento y, sobretodo, la forma de expresarse. Suele tratarse con personas desconocidas a las cuales hay que dejar buena impresión, de modo que prestaremos especial atención en primer lugar al vestuario, al ser lo más vistoso en una persona.

 Reunión formal

El discurso

“Aunque la mona se vista de seda, mona se queda”. Ya lo dice nuestro refranero popular, y es que el aspecto exterior no lo es todo si nuestro interior está vacío –y por “interior” me refiero al cerebro”-.

El caballero, por definición, es un hombre culto, siempre en busca de nuevos conocimientos que hagan de él un auténtico erudito. Para los que simplemente buscamos el éxito social, y en particular el éxito en una reunión, deberemos demostrar que hacemos honor a lo que somos y no olvidar jamás lo aprendido, sobretodo en materia de saber estar y protocolo.

Hablaremos sólo cuando estemos en uso de la palabra, sintetizando aquello que queremos exponer y de forma lo más comprensible que se pueda. No debemos alardear nunca de sabiduría, pues podríamos chocarnos con alguien más sabio que nosotros y salirnos el tiro por la culata. Y prestaremos la mayor atención al resto de intervenciones.

Lenguaje corporal o comunicación no verbal

Para seguir con esto de los refranes, para este punto tomaremos prestado aquel que dice “una imagen vale más que mil palabras”. Y vuelve a dar en el clavo. La comunicación no verbal, es decir la gesticulación, es casi tan importante como la comunicación verbal puesto que complementa el discurso, a la par que deja entrever nuestros verdaderos pensamientos. Ya sea en nuestro discurso como con el discurso ajeno debemos respetar una serie de normas básicas en cuanto a la gesticulación.

En primer lugar la forma de sentarse dirá mucho de nosotros, del grado de implicación en la conversación y en definitiva de nuestro interés sobre el tema. Por supuesto quedan descartados tanto el bostezo como el cerramiento de ojos, si el cansancio nos inunda aprovechemos una pausa y recarguemos nuestro nivel de cafeína.

Los gestos nerviosos -como mover el cuello repetidamente porque nos aprieta el cuello de la camisa, la subida de las gafas o los infantiles juegos con lápices y bolígrafos-,  son indicios de inseguridad, lo que podría perjudicarnos si todos en la sala se percataran de ello.

Hombre dormido en reunión

Tanto si celebráis una comida de empresa como si intentáis cerrar un acuerdo comercial, no olvidéis que el protocolo puedo salvaros de una situación desastrosa y aseguraros un verdadero éxito social.

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